1. BENDROSIOS NUOSTATOS
1.1. Personalo atrankos dalyvių asmens duomenų tvarkymo taisyklės (toliau –Taisyklės) nustato, kaip UAB „BALTIC AMADEUS“ (toliau – Bendrovė) tvarkomi personalo atrankos dalyvių (toliau – Kandidatai) asmens duomenys.
1.2. Taisyklės parengtos vadovaujantis 2016 m. balandžio 27 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamento (ES) 2016/679 dėl fizinių asmenų apsaugos tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo ir kuriuo panaikinama Direktyva 95/46/EB (Bendrasis duomenų apsaugos reglamentas) (toliau – Reglamentas), Lietuvos Respublikos asmens duomenų teisinės apsaugos įstatymo ir kitų teisės aktų, reguliuojančių asmens duomenų apsaugą ir tvarkymą, nuostatomis.
1.3. Šios Taisyklės yra skirtos Kandidatams susipažinti, kaip jų asmens duomenys Bendrovėje tvarkomi atrankos į darbą metu ir po jos, bei nustatyti reikalavimus, kurių privalo laikytis Bendrovės Personalo skyriaus darbuotojai bei Žmonių vystymo vadovai, atsakingi už personalo atrankų organizavimą ir vykdymą.
1.4. Šios Taisyklės yra skelbiamos viešai Bendrovės interneto svetainėje www.enjoyit.lt bei Bendrovės darbo skelbimuose.
2. KANDIDATŲ ASMENS DUOMENŲ TVARKYMAS ATRANKOS METU
2.1. Kandidatams, kurie Bendrovei pateikia savo CV ir (ar) kitus asmens duomenis norėdami dalyvauti atrankoje, suteikiama Reglamento 13 ir 14 straipsniuose numatyta informacija apie jų asmens duomenų tvarkymą. Tai padaroma darbo skelbimuose pateikiant nuorodą į šias Taisykles ir Bendrovės Privatumo politiką.
2.2. Jei Kandidatą rekomenduoja draugas – Bendrovėje jau dirbantis darbuotojas, prieš pateikdamas Bendrovei informaciją apie Kandidatą, toks darbuotojas, vadovaudamasis Bendrovės patvirtintomis rekomendacijų taisyklėmis, privalo informuoti siūlomą Kandidatą, kad jo asmens duomenys (vardas, pavardė, telefono Nr., el. pašto adresas, rekomenduojamos pareigos, papildoma informacija, pvz., nuoroda į LinkedIn profilį, informacija apie darbo patirtį ir pan.) bus pateikti Bendrovei ir Bendrovės tvarkomi šiose Taisyklėse nustatyta tvarka bei visada užtikrinti, kad Kandidatas sutiko būti rekomenduotas.
2.3. Vykdydama darbuotojų atrankas Bendrovė naudojasi išorinių paslaugų teikėjų (Bendrovės pasitelktų duomenų tvarkytojų) valdoma personalo atrankų vykdymo platforma (toliau – Sistema), kurioje Kandidatai gali pateikti savo asmens duomenis kandidatuodami pagal Bendrovės publikuotus darbo
skelbimus arba gavę Bendrovės kvietimą elektroniniu paštu ar profesinio socialinio tinklo LinkedIn (toliau – LinkedIn) žinute. Prieš pateikdami savo asmens duomenis Sistemoje kandidatai privalo susipažinti su Sistemą valdančio paslaugų teikėjo Privatumo politika bei paslaugų teikimo taisyklėmis.
2.4. Kandidatų asmens duomenis Bendrovė tvarko sutikimo pagrindu, kuris išreiškiamas Kandidatui atsiunčiant CV ir (ar) kitus duomenis Bendrovei elektroniniu paštu, LinkedIn žinute, dalyvaujant personalo paieškos agentūros vykdomoje atrankoje, Kandidatui sutikus būti rekomenduotam draugo arba pačiam pateikus duomenis Sistemoje.
2.5. Bendrovė privalo turėti ir saugoti įrodymus apie tai, kad Kandidatui buvo pateikta informacija apie asmens duomenų tvarkymą.
3. KANDIDATŲ DUOMENŲ TVARKYMAS PO ATRANKOS PABAIGOS
3.1. Tų Kandidatų, kurie dalyvavo Bendrovės paskelbtoje atrankoje į konkrečią darbo vietą ir nebuvo atrinkti užimti pareigas Bendrovėje, CV ir (ar) kiti duomenys po atrankos pabaigos gali būti saugomi 3 metų laikotarpį, jeigu Kandidatai su tuo sutiko. Galimybė sutikti dėl asmens duomenų tvarkymo po darbuotojų atrankos pabaigos sudaroma informuojant Kandidatą elektroniniu paštu, LinkedIn žinute arba pateikiant sutikimo formą per Sistemą.
3.2. Jeigu Kandidatas nedavė sutikimo dėl duomenų saugojimo po atrankos pabaigos, pasibaigus atrankai jo duomenys sunaikinami (įskaitant duomenis popierinėje formoje, elektroninio pašto dėžutėje ar kitose informacijos laikmenose) arba anonimizuojami tokiu būdu, kad nebebūtų įmanoma nustatyti Kandidato tapatybės, išskyrus 3.6. p. apibrėžtą išimtį.
3.3. Atrankos pabaiga, iki kada sutikimo dėl duomenų tolesnio saugojimo nedavusių Kandidatų duomenys sunaikinami arba anonimizuojami, laikoma darbo sutarties su į konkrečią darbo vietą atrinktu Kandidatu sudarymo data arba atrinkto Kandidato bandomojo laikotarpio (jeigu jis nustatytas) pabaiga.
3.4. Tų Kandidatų, kurie savo CV ir (ar) kitus duomenis pateikė ne dalyvaudami Bendrovės paskelbtoje atrankoje į konkrečią darbo vietą, o atsiųsdami tam, kad Bendrovė galėtų su jais susisiekti atsiradus darbo vietai ateityje, duomenys gali būti saugomi 3 metų laikotarpį, jeigu Kandidatai su tuo sutiko. Galimybė sutikti dėl asmens duomenų išsaugojimo sudaroma atsakant į Kandidato užklausą elektroniniu paštu arba LinkedIn žinute, joje pateikiant nuorodą į Bendrovės interneto svetainėje paskelbtas šias Taisykles ir Privatumo politiką, arba pateikiant sutikimo formą per Sistemą.
3.5. Duotą sutikimą asmens duomenų saugojimui Kandidatas gali bet kada atšaukti, raštu (elektroniniu paštu, LinkedIn žinute) informuodamas Bendrovę.
3.6. Vadovaudamasi teisėtu interesu kaip asmens duomenų tvarkymo pagrindu, individualiais atvejais (pvz., kai Kandidatus konkrečiai pozicijai siūlo personalo paieškos agentūra ir už Kandidatus, Bendrovės įdarbintus per nustatytą laikotarpį, personalo paieškos agentūrai yra mokamas atlyginimas) Bendrovė turi teisę 1 metus po atrankos pabaigos pasilikti saugoti Kandidato asmens duomenis ir tvarkyti juos komunikacijos atsekamumo tikslu.
4. TVARKOMŲ DUOMENŲ KATEGORIJOS, TVARKYMO TIKSLAI IR DUOMENŲ GAVIMO ŠALTINIAI
4.1. Bendrovė tvarko tik tuos Kandidatų asmens duomenis, kurie yra susiję su Kandidato kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir dalykinėmis savybėmis, išskyrus įstatymuose nurodytus atvejus. Informacija apie asmeninį Kandidato gyvenimą, jeigu ji nėra susijusi su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir dalykinėmis savybėmis, nėra renkama.
4.2. Bendrovė tvarko šiuos Kandidatų asmens duomenis:
4.2.1. vardas, pavardė, el. pašto adresas, telefono numeris, pageidaujama darbo pozicija, duomenys apie išsilavinimą ir darbo patirtį, turimą kvalifikaciją, CV, motyvacinio laiško turinys, Kandidato pateikti komentarai, kita Kandidato pateikta informacija, pvz., nuorodos į socialinių tinklų paskyras, Kandidato profilius ir darbų pavyzdžius internete ir kt.;
4.2.2. rekomendacijos, ankstesnių darbdavių atsiliepimai, pagal kuriuos identifikuojami siuntusio asmens duomenys, jo kontaktai ir atsiliepimo turinys;
4.2.3. Kandidato vertinimo informacija, t. y. atranką vykdančio asmens (-ų) įžvalgos ir nuomonės, Kandidato testavimo rezultatai, atsakymai į klausimus, užduočių sprendimai ir kt.
4.3. Bendrovė netvarko Kandidatų ypatingų (specialių kategorijų) asmens duomenų bei asmens duomenų apie apkaltinamuosius nuosprendžius, išskyrus tuos atvejus, kai šie asmens duomenys būtini patikrinti, ar asmuo atitinka įstatymuose nustatytus reikalavimus pareigoms eiti arba darbams dirbti, taip pat išskyrus kitus teisės aktų numatytus atvejus.
4.4. Ypatingais (specialių kategorijų) asmens duomenimis, kurie negali būti tvarkomi nesant teisės aktuose numatytos teisės, laikomi: duomenys, atskleidžiantys rasinę ar etninę kilmę, politines pažiūras, religinius ar filosofinius įsitikinimus ar narystę profesinėse sąjungose, taip pat genetiniai duomenys, biometriniai duomenys, siekiant konkrečiai nustatyti fizinio asmens tapatybę, sveikatos duomenys arba duomenys apie fizinio asmens lytinį gyvenimą ir lytinę orientaciją.
4.5. Bendrovė gali tikrinti profesiniame socialiniame tinkle LinkedIn esantį Kandidato profilį ir jame skelbiamą informaciją. Siekdama užtikrinti Kandidato privatumą ir vertinimo objektyvumą atrankos metu Bendrovė savo iniciatyva netikrina Kandidato Facebook, Twitter ir kitų asmeninio pobūdžio socialinių tinklų
paskyrose esančių duomenų, nebent pats Kandidatas pateikia nuorodas į savo profilius konkrečiuose socialiniuose tinkluose.
4.6. Taisyklių 4.2. punkte nurodyti Kandidatų asmens duomenys Bendrovėje tvarkomi šiais tikslais: siekiant identifikuoti Kandidatą, susisiekti su Kandidatu ryšio priemonėmis, įvertinti Kandidato kvalifikaciją, patirtį ir tinkamumą konkrečiai darbo pozicijai.
4.7. Kandidatų asmens duomenis, tokius, kaip CV, kandidato anketą ir (ar) kitus kandidatavimo dokumentus (motyvacinį laišką ar kt.), Bendrovė gauna tiesiogiai iš Kandidatų šiais kanalais: el. paštu ir (ar) LinkedIn žinutėmis, per Sistemą.
4.8. Bendrovė taip pat gali gauti informaciją apie Kandidatą, jo CV ir (ar) kitus kandidatavimo dokumentus iš Sistemos, darbo paieškos, atrankos ir (ar) tarpininkavimo paslaugas teikiančių subjektų, pvz., iš personalo paieškos agentūrų, darbo paieškos internetinių portalų, specializuotų karjeros socialinių tinklų, rekomendacijų.
4.9. Bendrovė gali rinkti Kandidatų asmens duomenis, susijusius su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir dalykinėmis savybėmis, iš Kandidato esamo darbdavio – prieš tai paprašiusi Kandidato sutikimo. Sutikimas gali būti gaunamas elektroniniu paštu, LinkedIn žinute arba kitokiu būdu, leidžiančiu išsaugoti įrodymus apie sutikimo gavimą.
4.10. Bendrovė turi teisę rinkti Kandidatų asmens duomenis, susijusius su kvalifikacija, profesiniais gebėjimais ir dalykinėmis savybėmis, iš Kandidato ankstesnių darbdavių be Kandidato sutikimo, vien tik informavusi apie šį informacijos šaltinį.
5. KANDIDATŲ DUOMENŲ TEIKIMAS TRETIESIEMS ASMENIMS
5.1. Bendrovė gali Kandidato duomenis pateikti tretiesiems asmenimis (pavyzdžiui, Bendrovės klientams, kurių užsakomų paslaugų teikime dalyvaus potencialus kandidatas), tik iš anksto informavusi Kandidatą.
5.2. Su visomis trečiosiomis Šalimis, kurių paslaugomis Bendrovė gali naudotis vykdydama personalo atrankas ir kurioms gali būti suteikiama prieiga prie Kandidatų asmens duomenų (pvz., atrankų tvarkymo platformų valdytojai, personalo paieškos agentūros ir kt.), Bendrovė, vadovaudamasi asmens duomenų teisinę apsaugą reglamentuojančių teisės aktų nustatytais reikalavimais, sudaro duomenų tvarkymo ar perdavimo sutartis, įskaitant standartinių asmens duomenų tvarkymo sąlygų pasirašymą ar kitų Reglamento V skyriuje nustatytų priemonių taikymą, jei asmens duomenys būtų perduodami duomenų gavėjams ar tvarkytojams į trečiąsias valstybes, esančias už Europos Ekonominės Erdvės ribų.
5.3. Duomenų tvarkymo sutartis taip pat sudaroma ir su bet kokiais kitais paslaugų teikėjais, kurie turėtų prieigą prie Kandidatų asmens duomenų, pavyzdžiui: IT ar serverio paslaugų teikėjais, sistemų administratoriais ir kt. pagalbinių paslaugų teikėjais, tvarkančiais asmens duomenis pagal Bendrovės
nurodymus.
5.4. Kandidato asmens duomenys taip pat gali būti pateikiami kompetentingoms valdžios arba teisėsaugoms įstaigoms (pvz., teisėsaugos institucijoms arba priežiūros institucijoms), tačiau tik joms pareikalavus ir tik tada, kai toks reikalavimas pagrįstas pagal galiojančius teisės aktus, arba teisės aktų numatytais atvejais ir tvarka siekiant užtikrinti Bendrovės teises, klientų, darbuotojų ir išteklių saugumą, arba pareikšti teisinius reikalavimus ir ginti teisėtus interesus.
6. BAIGIAMOSIOS NUOSTATOS
6.1. Taisyklės peržiūrimos ir, reikalui esant, atnaujinamos pasikeitus asmens duomenų apsaugą reglamentuojantiems teisės aktams ar jų įgyvendinimo praktikai, taip pat pasikeitus Bendrovės atliekamam asmens duomenų tvarkymui, bet ne rečiau kaip kartą per vienerius metus.
6.2. Taisyklės ir jų pakeitimai tvirtinamai Bendrovės Generalinio direktoriaus įsakymu.
6.3. Su šiomis Taisyklėmis visi Bendrovės Personalo skyriaus darbuotojai ir Žmonių vystymo vadovai supažindinami pasirašytinai.
6.4. Kilus bet kokių klausimų, susijusių su Kandidatų asmens duomenų tvarkymu, rekomenduojama raštu kreiptis į Bendrovę elektroninio pašto adresu dpo@ba.lt.